Trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong kinh doanh, vai trò quan trọng của hệ thống thông tin kế toán không thể phủ nhận. Hệ thống này được vận hành thông qua các sơ đồ và lưu đồ, trong đó sơ đồ DFD đóng một vai trò quan trọng. Hôm nay, chúng ta sẽ khám phá các thông tin về sơ đồ DFD nếu bạn quan tâm đến loại sơ đồ này.
Thế nào là sơ đồ dfd?
Sơ đồ DFD, còn được gọi là sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram), là một mô hình mô phỏng các luồng dữ liệu và quá trình thực hiện trong hệ thống. Sơ đồ này giúp tổ chức dữ liệu một cách cân xứng, tối ưu hóa các công đoạn trong quá trình vận hành.
Sơ đồ DFD được đưa ra lần đầu và phổ biến vào những năm 1970 bởi Larry Constantine và Ed Yourdon trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Theo thời gian, sơ đồ DFD đã được cải tiến để đáp ứng các yêu cầu của các hệ thống phức tạp, mang lại hiệu quả cao hơn cho người sử dụng.
Ý nghĩa sơ đồ dfd
Sơ đồ DFD có ý nghĩa quan trọng trong nhiều khía cạnh. Đầu tiên, nó giúp bạn hình dung phạm vi và ranh giới của hệ thống một cách dễ dàng và chính xác. Ngoài ra, sơ đồ DFD hỗ trợ cho các hoạt động chính sau đây:
- Phân tích: Sơ đồ DFD giúp theo dõi sự tương tác giữa các dữ liệu và luồng dữ liệu từ đầu vào đến đầu ra, từ đó giúp các chuyên gia định hướng mục tiêu hoặc điều chỉnh kế hoạch phù hợp.
- Thiết kế: Sơ đồ DFD được sử dụng để xác định kế hoạch và minh họa thông tin liên quan đến hệ thống, hỗ trợ cho các nhà thiết kế hệ thống khi tạo ra thiết kế mới.
- Biểu đạt: Sơ đồ DFD là một phương pháp giao tiếp đơn giản và dễ hiểu giữa nhà phân tích dữ liệu và các cá nhân khác, giúp hình dung rõ ràng về luồng dữ liệu trong thời gian ngắn.
- Lưu trữ và theo dõi dòng dữ liệu: Sơ đồ DFD cho phép biểu diễn đầy đủ, súc tích và ngắn gọn luồng dữ liệu từ đầu vào đến đầu ra, cung cấp cái nhìn tổng thể về cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống.
Các thành phần sơ đồ dfd
Một sơ đồ DFD hoàn chỉnh, dù cho hệ thống đơn giản hay phức tạp, phải bao gồm bốn thành phần chính sau:
- Quy trình (Process): Đại diện cho các hoạt động trong hệ thống, thay đổi dữ liệu đầu vào để tạo ra dữ liệu đầu ra. Quy trình có thể được phân tách chi tiết để mô tả cách xử lý dữ liệu.
- Đơn vị bên ngoài (External Entity): Đại diện cho các hệ thống hoặc đơn vị bên ngoài hệ thống chính, như khách hàng, tổ chức hoặc ngân hàng, có vai trò trao đổi thông tin với hệ thống.
- Kho dữ liệu (Data Store): Đại diện cho nơi lưu trữ các dữ liệu cần thiết, bao gồm các bảng biểu, biểu mẫu, thống kê hàng hóa, hóa đơn và các dữ liệu khác được tạo ra trong quá trình hoạt động của hệ thống.
- Dòng dữ liệu (Data Flow): Được thể hiện bằng các mũi tên, thể hiện luồng dữ liệu qua lại giữa các đơn vị bên ngoài, các quy trình và các kho lưu trữ dữ liệu.
- Thông qua sơ đồ DFD, ta có thể hiểu rõ hơn về cách dữ liệu chuyển đổi và luân chuyển trong hệ thống, giúp đánh giá, phân tích và thiết kế một cách hiệu quả.
Các mức cấp bậc sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ DFD (Data Flow Diagram) là một công cụ phân tích hệ thống được sử dụng để mô tả và đồ họa hóa các quy trình và luồng dữ liệu trong hệ thống. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, sơ đồ DFD có thể được chia thành các cấp bậc khác nhau như sau:
- Sơ đồ ngữ cảnh (DFD cấp 0):
Sơ đồ ngữ cảnh cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống trong môi trường của nó. Ở mức này, sơ đồ chỉ có một tiến trình duy nhất với các tác nhân và luồng dữ liệu, giúp người xem nắm bắt nhanh chóng về hệ thống.
- Sơ đồ mức 1 (DFD cấp 1):
Sơ đồ mức 1 được phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả chi tiết hơn về hệ thống và bổ sung các dữ liệu liên quan. Nó cung cấp cái nhìn chi tiết hơn về các quy trình và luồng dữ liệu trong hệ thống.
- Sơ đồ mức 2 (DFD cấp 2):
Sơ đồ mức 2 là sơ đồ phân rã chi tiết hơn từ sơ đồ mức 1, bao gồm các dữ liệu chi tiết hơn và cơ sở dữ liệu bổ sung. Sơ đồ này nhằm mô tả chi tiết nhất về cấu trúc và luồng dữ liệu trong hệ thống hiện tại.
Quy trình xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Quá trình xây dựng sơ đồ DFD có thể được thực hiện thông qua các bước sau:
Bước 1: Xác định các đầu vào và đầu ra chính của hệ thống:
Điều này giúp xác định vị trí và tương quan giữa các quy trình trong hệ thống, tránh việc trùng lặp hoặc chồng chéo dữ liệu và tạo nền tảng cho việc xây dựng sơ đồ DFD.
Bước 2: Xây dựng sơ đồ ngữ cảnh (DFD cấp 0):
Sau khi xác định các đầu vào và đầu ra chính, bạn cần biểu diễn các quy trình và kết nối của chúng. Đây là bước đơn giản nhưng quan trọng để phát triển sơ đồ DFD ở các cấp bậc tiếp theo.
Bước 3: Mở rộng sơ đồ DFD cấp 0 thành DFD cấp 1:
Từ sơ đồ DFD cấp 0, bạn có thể thêm các luồng dữ liệu, kho dữ liệu và yếu tố bên ngoài khác để kết nối chúng với nhau. Bước này giúp làm cho sơ đồ chi tiết hơn và đầy đủ hơn.
Bước 4: Tiếp tục mở rộng sơ đồ lên DFD cấp 2:
Bạn tiếp tục phân rã sơ đồ DFD cấp 1 bằng cách bổ sung thêm các thành phần và dữ liệu cần thiết để có một sơ đồ chi tiết hơn về hệ thống. Tùy thuộc vào độ phức tạp của hệ thống, bạn có thể tiếp tục mở rộng lên các cấp bậc DFD cao hơn.
Bước 5: Kiểm tra và xác nhận độ chính xác của sơ đồ DFD:
Khi hoàn thiện sơ đồ, hãy kiểm tra kỹ lại tất cả thông tin để đảm bảo không có thành phần nào bị bỏ sót. Việc kiểm tra nên được thực hiện bởi nhiều người ở nhiều cấp bậc để đánh giá chính xác nhất. Ngoài ra, sơ đồ cần phải dễ hiểu cho các đối tượng liên quan khác.
Trên đây là một bản trình bày chi tiết và toàn diện về sơ đồ DFD và quy trình xây dựng nó. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu và áp dụng sơ đồ DFD một cách tốt nhất khi cần thiết.
Thông tin được biên tập bởi: BRT.ORG.VN
