Sơ đồ Gantt, với nhiều lợi ích đáng chú ý, đã ra đời để hỗ trợ hiệu quả trong việc thực hiện công việc. Hãy cùng khám phá sơ đồ Gantt là gì và cách vẽ nó một cách hiệu quả.
Gantt Chart là gì? Lịch sử hình thành?
Sơ đồ Gantt là một loại biểu đồ được sử dụng để trình bày các công việc và sự kiện theo trình tự thời gian. Nó bao gồm một trục thời gian dọc thể hiện tên các công việc và một trục thời gian ngang thể hiện các mốc thời gian tương ứng. Bằng cách sắp xếp công việc và mốc thời gian trên sơ đồ, ta có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và lịch trình công việc.
Trước khi đi vào chi tiết về sơ đồ Gantt, hãy xem qua lịch sử hình thành của nó:
- Vào cuối những năm 1800, một kỹ sư người Ba Lan tên là Karol Adamiecki đã phát triển một loại sơ đồ về luồng công việc được gọi là “harmonogram”.
- Vào khoảng năm 1910, Henry Gantt đã đưa khái niệm này lên một tầm cao mới khi thiết kế biểu đồ sao cho người giám sát có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.
- Vào năm 1915, sơ đồ Gantt đã được công nhận và sử dụng rộng rãi cho đến ngày nay, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
- Bằng cách sử dụng sơ đồ Gantt, các nhà quản lý và nhân viên có thể theo dõi và lập kế hoạch công việc một cách dễ dàng. Sơ đồ Gantt cung cấp cái nhìn tổng quan về thời gian và ưu tiên công việc, giúp tăng cường sự hiểu biết về tiến độ và điều chỉnh nhanh chóng khi cần thiết. Điều này đảm bảo rằng dự án hoặc công việc được thực hiện một cách hiệu quả và đúng hẹn.
Các thành phần chính trong Gantt Chart
Sơ đồ Gantt hoàn chỉnh bao gồm các thành phần sau:
- Task list: Liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án, ví dụ như nghiên cứu tài liệu, chọn đề tài. Danh sách các nhiệm vụ này được đặt trên trục dọc của biểu đồ.
- Timeline: Hiển thị tổng thời gian của dự án và được chia thành các mốc thời gian cụ thể tương ứng với các nhiệm vụ. Dòng thời gian này được đặt trên trục ngang của biểu đồ.
- Resource assigned: Hiển thị tên cá nhân hoặc nhóm được giao trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ tương ứng.
- Milestones: Liệt kê các cột mốc quan trọng trong quá trình thực hiện dự án. Các cột mốc này là những sự kiện quan trọng và được nhấn mạnh trên biểu đồ.
- Dependencies: Mô tả mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và xác định trật tự tiến trình thời gian của chúng.
- Bars: Cung cấp hình ảnh minh họa rõ ràng về thời gian và tiến độ của các công việc.
- Progress: Hiển thị kết quả hoặc tiến trình đạt được của công việc đang được thực hiện.
Ví dụ minh họa về Gantt Chart
Một cơ sở sản xuất đã chọn không triển khai hệ thống kiểm soát ô nhiễm, nhằm mục đích tiết kiệm nguồn kinh phí. Tuy nhiên, sau đó họ đã bị cơ quan quản lý yêu cầu phải hoàn thiện việc triển khai hệ thống này trong vòng 16 tuần tới, đồng thời cảnh báo rằng nếu không kịp thời hoàn thành, cơ sở có thể phải đóng cửa hoạt động. Trong bối cảnh đó, các hoạt động của dự án sẽ được phác thảo trên bản đồ Gantt như sau:
- Sơ đồ Gantt theo phương thức triển khai sớm
Bản đồ Gantt theo phương pháp triển khai sớm Phương pháp này cho phép việc triển khai các hoạt động sớm hơn mà không ảnh hưởng tới tiến độ của các hoạt động trước đó.
Cụ thể, những hoạt động mà bất cứ sự chậm trễ nào cũng sẽ gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ của toàn dự án, sẽ được biểu thị trên bản đồ bằng màu xanh dương. Trái lại, những hoạt động khác có thể được triển khai sớm hoặc muộn mà không tác động xấu đến dự án, và chúng sẽ được thể hiện bằng màu xanh lá cây.
- Sơ đồ Gantt theo phương pháp triển khai chậm.
Với sơ đồ này, cho phép các nhiệm vụ có thể bắt đầu muộn hơn mà vẫn không gây tác động đến tiến độ hoàn thành dự án.
Giữa các nhiệm vụ, tồn tại một khoảng thời gian lỏng lẻo giữa thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc, được biểu thị bằng các đường chấm gạch. Khoảng thời gian này được gọi là thời gian dự trữ.
- Sơ đồ Gantt kết nối
Ngoài hai biểu diễn trước, sơ đồ Gantt của dự án cũng có thể được thể hiện qua một mô hình kết nối giữa các công việc theo trình tự; có nghĩa là một công việc phải hoàn thành trước khi công việc tiếp theo có thể bắt đầu, và quá trình này được duy trì cho đến khi toàn bộ dự án hoàn thành.
Lợi ích, hạn chế của Gantt Chart
Sơ đồ Gantt đã trở thành một công cụ phổ biến được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau nhờ những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Tuy nhiên, ngoài những lợi ích đó, cũng có những hạn chế cần được xem xét:
Lợi ích
- Kế hoạch hoàn hảo:
Sơ đồ Gantt là phương pháp hoàn hảo để lập kế hoạch cho nhiều dự án khác nhau, giảm thiểu sự chồng chéo của công việc và giúp xây dựng các công việc cùng thời gian một cách hiệu quả.
- Quản lý và kiểm soát thông tin đa dạng:
Với cách trình bày đơn giản, sơ đồ Gantt giúp người dùng nắm bắt được các thông tin cần thiết về nhân sự, thời gian và nội dung công việc, đồng thời quản lý toàn bộ tiến độ dự án.
- Nâng cao năng suất làm việc:
Sơ đồ Gantt giúp mỗi cá nhân hiểu rõ sự quan trọng của từng công việc, giúp họ tổ chức công việc sao cho không ảnh hưởng đến tiến độ của các thành viên khác và của toàn dự án.
- Quản lý nhân lực hiệu quả:
Sơ đồ Gantt cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án, giúp người quản lý phân phối công việc một cách hiệu quả, đảm bảo tối ưu hóa sử dụng các nguồn nhân lực.
Hạn chế
- Thiếu linh hoạt:
Sơ đồ Gantt không linh hoạt vì phụ thuộc vào việc chia sẻ công việc trước. Trong thực tế, người quản lý có thể phải điều chỉnh lại toàn bộ lịch trình nếu có thông tin bị bỏ sót, hoặc do ước tính thời gian sai lệch hoặc thiếu tính toán.
- Phù hợp với dự án nhỏ:
Sơ đồ Gantt chỉ phù hợp với các dự án nhỏ. Đối với các dự án lớn và có quá nhiều công việc, không thể nhìn tổng quan trên một màn hình máy tính và việc cập nhật thường xuyên sẽ mất quá nhiều thời gian.
- Hạn chế về xử lý ràng buộc:
Sơ đồ Gantt tập trung chủ yếu vào khía cạnh thời gian, không thể mô tả được các yếu tố liên quan đến chi phí và phạm vi của dự án.
Quy trình viết một Gantt Chart khi quản lý dự án
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần kết hợp sơ đồ Gantt Chart và các sơ đồ khác như sơ đồ DFD. Để viết một sơ đồ Gantt cho dự án, bạn có thể tuân theo các bước sau đây:
- Bước 1: Lập danh sách các công việc cần thực hiện trong dự án, bao gồm mục tiêu, nội dung và thời gian thực hiện.
- Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc, xem xét công việc nào cần hoàn thành trước và đảm bảo tuân thủ thứ tự tuần tự của chúng.
- Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt bằng cách sử dụng các công cụ như Excel, Microsoft Project, Base Wework và nhiều công cụ khác.
- Bước 4: Theo dõi và cập nhật sơ đồ Gantt thường xuyên trong quá trình triển khai dự án, đặc biệt khi có sự điều chỉnh hoặc thay đổi bất ngờ xảy ra.
Làm thế nào để viết một sơ đồ Gantt tại Excel?
Để tạo một sơ đồ Gantt trong Excel, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu bằng cách thêm cột % completion trong bảng thực hiện (actual) và thêm mục Days completed trong Data Preparation.
Bước 2: Tạo mới 1 biểu đồ bằng cách chọn thẻ Insert rồi chọn Chart/ Bar/ Stacked Bar.
Bước 3: Nạp dữ liệu vào biểu đồ bằng cách chọn thẻ Chart Tools rồi chọn mục Design và chọn tiếp Select Data.
Bước 4: Trong Chart data range chọn vùng dữ liệu cần nạp và thêm 1 vùng dữ liệu nữa trong phần series bấm Add. Tiếp theo, thay đổi thứ tự cho Start date lên trước mục Days và Edit lại mục Horizontal Axis Labels.
Bước 5: Sắp xếp thứ tự của các task bằng cách bấm vào tên các Task trong biểu đồ rồi trong cửa sổ Axis Options chọn mục Categories in reverse order.
Bước 6: Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện bằng cách click chuột phải vào thanh biểu đồ rồi chọn Format Data Series => Fill chọn No fill, Border chọn No Line.
Bước 7: Thay đổi khoảng thời gian bằng các bấm chuột vào mục ngày trong biểu đồ rồi nhập 2 ngày vào và format cells cho 2 vị trí đó dưới dạng General.
Bước 8: Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc bằng cách bấm chuột vào biểu đồ và chọn thẻ Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options.
Bước 9: Trong mục Format Error Bars ở Direction chọn Plus, End syle chọn No cap, Error Amount chọn Custom/ Specify Value và chọn tới vùng Days Completed. Sau đó bạn sẽ định dạng màu và độ rộng hiển thị cho vùng này là hoàn thành.
Trong quá trình quản lý doanh nghiệp, có hàng loạt thuật ngữ quan trọng như lãi suất hoàn vốn, thanh khoản,… Bạn có thể truy cập các trang web để tìm hiểu sâu hơn về những thuật ngữ này và cách chúng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những thông tin chi tiết này sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và hiểu sâu hơn về quản lý doanh nghiệp.
Dựa trên các thông tin chi tiết và tổng quan về Sơ đồ Gantt mà bạn vừa cung cấp, tôi đã hiểu rõ hơn về khái niệm và cách áp dụng của nó. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp tôi trả lời câu hỏi về “Gantt chart là gì?” một cách chính xác và hiểu rõ hơn về cách thức sử dụng Sơ đồ Gantt một cách hiệu quả. Cảm ơn bạn đã chia sẻ thông tin quý báu này!
Thông tin được biên tập bởi: BRT.ORG.VN
